Case Study: Hoe begeleid jij je leidinggevenden naar de sweet spot van mens- en resultaatgerichtheid?

Vraagstelling

Mens- én resultaatgerichtheid. We hebben beide nodig om onze organisaties te laten floreren. Maar zijn ze wel verzoenbaar met elkaar?

Mijn antwoord

Wanneer medewerkers voelen dat ze waarde creëren voor klanten, voor collega's, voor de maatschappij, én wanneer ze dat kunnen omdat ze deels grip hebben op hun tijd en hun aandacht, daar vind je de sweet spot van resultaat- en mensgericht denken

Dit veronderstelt meer aandacht voor waardecreatie, een bewuster gebruik van tijd, transparantie over informatie en duidelijkheid over beslissingsbevoegdheden.

Leidinggevenden spelen hierbij een cruciale rol. Ik breng hen graag tot die sweet spot in een traject van 3 maanden. Ontdek in deze blog hoe ik dat doe in organisaties zoals CM, Engie, BNP Paribas Fortis Factor enz...

---

---

Stap 1: Waardecreatie

De verbintenis zoals die nu wordt aangegaan tussen werkgever en werknemer in het arbeidscontract is er één van uren. Dat riskeert werk te reduceren tot een lege transactie. Beter is om werk te zien als een manier om bij te dragen tot iets dat onszelf overstijgt: als een manier om waarde te creëren voor collega’s, klanten, de burger.

Kortom: waardecreatie zorgt voor werkgeluk.

Ik introduceer het concept 'waardecreatie' aan de hand van drie categorieën van werk:

• Categorie 1: Proactief werk 

  Uitzoomen, vooruitdenken, de lange termijn voor ogen houden

  
  

• Categorie 2: Reactief werk

  Reageren op de stimuli die naar ons toekomen

  
  

• Categorie 3: Stuff 

  Kleine taakjes

Velen van ons zitten vast in categorie 2 en 3. Impact én voldoening zit in categorie 1.

Na deze sessie beseffen deelnemers hoe belangrijk het is bewuste keuzes te maken, om proactiever te zijn en tijd te reserveren voor werk dat écht waarde toevoegt. Niet altijd makkelijk in tijden van digitale overprikkeling.

---

Stap 2: individueel aan de slag!

Tussen sessie 1 en 2 liggen er 3 weken en maken de deelnemers drie oefeningen om de principes in de praktijk te brengen:

• The One Thing

  
  

  Wat onthoud jij uit sessie 1? Ik verplicht de deelnemers één idee te kiezen.

  
  

• The Driver's Seat Exercise

  
  

  Elke ochtend kiezen deelnemers drie taken, verdeeld over de drie categorieën. Aan het eind van de dag evalueren ze hun succes met groen, oranje of rood. Gedurende één week maken ze hiervan een screenshot en sturen me die door via Whatsapp. Dit helpt hen om bewuster te plannen en prioriteiten te stellen. Ik geef hen ook individuele feedback.

  
  

• Focustijd inplannen

  
  

  Geïnspireerd door een interview met Axel Smits van PwC leren deelnemers specifieke blokken focustijd in te plannen. Die focustijd is nodig om waardecreatie te garanderen.

  
  

  Ze leren ook hierover proactief te communiceren naar collega’s. Zonder communicatie over het waarom wordt focustijd vaak gezien als egoïsme. Verandering veronderstelt dat alle stakeholders worden meegenomen.

  
  
  
  
  
  

  

  
  
  
  

---

Stap 3: slow communication = the meeting killer

In de tweede sessie delen deelnemers hun ervaringen en inzichten. Zowel over de manier waarop ze waarde creëren als over focustijd. Enkele van hun markante uitspraken vind je hier.

Het nieuwe thema van de sessie: tragere communicatie. 'Een verademing!' zo zegt meteen een deelnemer. En wanneer ik 2 voorbeelden geef, toegepast door leidinggevenden bij Proximus en het Australische bedrijf Atlassian, zegt een andere deelnemer spontaan 'ja ja ja - dat ga ik meteen toepassen'.

Wil je meer weten over de manier waarop trage communicatie focustijd verhoogt en het aantal meetings vermindert? En hoe leidinggevenden hiermee aan de slag gaan? Download dan hier een hoofdstuk uit mijn laatste boek Goed Werk - Een Gids.

De deelnemers krijgen meteen een opdracht om deze vorm van 'trager communiceren' om te zetten in de praktijk: tussen sessie 2 en 3 moeten ze hun inzichten over focustijd en waardecreatie delen met hun team. Neen, niet in een meeting. Maar in een document of een video. Ik moedig hen ook aan om hierbij tools in te zetten zoals ChatGPT. Eén van de deelnemers deelt ook enthousiast info over een video-tool die hij vaak inzet.

---

Stap 4: aan de slag met het team

Tussen sessie 2 en 3 liggen 5 weken. De deelnemers hebben 2 opdrachten.

Opdracht 1

Ze delen hun kennis over focustijd en waardecreatie. Ze doen dat via 'slow communication'. Dus niet in een meeting.

Opdracht 2

Ze organiseren een week voor sessie 3 ook een teammeeting om nieuwe afspraken te maken.

Over opdracht 1

Fantastisch om te zien hoe creatief deelnemers aan de slag gaan. Bij de CM waren er bijvoorbeeld deelnemers die een verhaal hadden geschreven over 2 soorten collega's: die één die constant beschikbaar is vanuit een gevoel van dienstbaarheid, een andere die bewuster omgaat met zijn tijd. Het verhaal staat in een document van 1 A4. Ze mailen dat en vragen hun collega's te antwoorden op de volgende 3 vragen:

🔹 In welk personage herken jij jezelf het meest en waarom?

🔹 Welke drie soorten opdrachten komen in het verhaal voor?

🔹 Welke inzichten neem je hieruit mee voor je eigen werk?

Over opdracht 2

De deelnemers krijgen slides met een draaiboek van die teammeeting. Dat bevat ook een vragenlijst. Doelstelling: nieuwe teamafspraken maken over beschikbaarheid, het gebruik van communicatietools en meetings.

Belangrijk: die afspraken starten met altijd algemene principes, dan pas komen concrete regels.

• Voorbeeld van een principe

  
  

  We creëren waarde op verschillende manieren (de 3 categorieën). Maar we creëren vooral waarde door een proactieve houding en door focustijd.

  
  

  Bij meetings stellen we ons steeds de vraag: is het écht de moeite om samen te komen?

  
  

• Voorbeeld van een concrete maatregel

  
  

  We gaan voor 4 uur focustijd per week. We zetten in onze agenda op welke taak we dan werken.

Er worden ook concrete acties afgesproken om dingen verder uit te zoeken.

• Voorbeeld van een concrete actie

  
  

  We hebben vaak meetings omdat ons decision making process niet duidelijk is. We weten niet altijd wie welke beslissingsbevoegdheid heeft. We houden 2 weken bij wanneer ieder van ons vast zat. Van daaruit kunnen we onze eigen bevoegdheden scherper afbakenen. Dat moet leiden naar minder onderbrekingen, minder meetings.

---

Stap 5: Reflectie en Verankering

In de derde sessie delen deelnemers de afspraken die ze met hun team hebben gemaakt. We bespreken samen welke acties er door HR of communicatie genomen moeten worden en welke acties ze zelf ondernemen de volgende weken om de nieuwe gewoontes verankeren.

---

De kracht van dit traject?

• Positief vertrekpunt: het finale doel is het vinden van de sweet spot tussen mens- en resultaatgerichtheid.

  
  

• Filosofisch én praktisch:

  
  
  
  

  

  
  

• Beperkte tijd: De deelnemers worden slechts 3 x 2 uur uit hun werkrealiteit gehaald. En ze gaan meteen praktisch aan de slag. Eerst individueel. En dan met het team.

  
  

---

Ben jij ook op zoek naar de sweet spot tussen mens- en resultaatgerichtheid?

Wil jij de leidinggevenden en teams in je organisatie helpen om te komen tot de sweet spot waar resultaatgerichtheid en mensgerichtheid elkaar kruisen?

Wil jij het welbevinden van je medewerkers verbeteren en de productiviteit verhogen?

Ik help je graag.

Neem contact op via isabel.declercq@connectsharelead.com en ontdek wat we samen kunnen bereiken.

4 redenen waarom de Eisenhower Matrix niet (meer) werkt

Je kent het wel: het kwadrant dat je toelaat om in één oogopslag een overzicht te krijgen van wat jou vandaag te doen staat. De Heilige Eisenhower Matrix. Het idee erachter komt van Dwight D. Eisenhower die in de jaren ’50 president was van de USA.  

De matrix zelf is echter niet van Eisenhower. Wel van productiviteitsgoeroe Covey die 30 jaar geleden wereldwijd succes boekte met The 7 Habits of Highly Effective People.  

Dat kwadrant waar velen hoog mee oplopen en dat je zeker en vast op je taloor gekletst krijgt tijdens een cursus timemanagement: het deugt niet.

Of beter: het deugt niet meer.

Ik zie al zeker 4 redenen waarom het Hooggeprezen Model niet (meer) werkt:

1.

Er gaat te veel belang naar ‘dringendheid’

Er zijn maar 2 assen, 2 parameters. En 1 daarvan is ‘dringendheid / urgentie'. Die weegt dus voor de helft door.

Misschien was in het de hoogdagen van Covey nog makkelijk om een onderscheid te maken tussen dringend en minder dringend. Vandaag is dat een huzarenstuk geworden. De oorzaak? De digitale tools die alles in een hogere versnelling hebben gebracht; Ze geven ons het gevoel dat alles hoogdringend is.

Kortom: met die éne parameter schieten we  – in onze versnelde digitale tijden – weinig op.

2.

Er staat een fout in

Het kwadrant maakt duidelijk wat je nu moet doen: de taken die belangrijk én dringend zijn. De belangrijke maar minder dringende taken, die moet je dan weer plannen. Uitstellen dus. Naar een volgend moment.

Dit is manifest fout advies.

Wanneer je je dag start met wat belangrijk én dringend is, dan kom je nooit meer toe aan het realiseren van je strategische taken. Dan wordt het begrip ‘proactiviteit’ een fata morgana dat zich elke dag alsmaar verder van jou verwijdert.

Kortom: de veelgeprezen Eisenhower matrix zorgt ervoor dat we geen grip hebben. De matrix herleidt ons tot dolgedraaide uitgeputte hamstertjes.

3.

Er ontbreekt een parameter: die van energie

Covey schrijft voor: wat voor jou niet belangrijk is en niet dringend, dat delegeer je.

Ik kan me niet van de indruk ontdoen dat deze visie getuigt van een neerbuigende houding ten opzichte van medewerkers. Die dan de ‘niet belangrijke’ taken in hun bak gedumpt krijgen.

Natuurlijk is delegeren belangrijk. Maar wat je delegeert zijn taken die wel degelijk belangrijk zijn, maar waar jij zelf niet zo goed in bent. Taken die je energie kosten en die je beter in de handen laat van mensen die daar wél begeesterd door zijn. Zo laat ik mijn website onderhouden door een marketing professional. En de facturatie, die ligt in de gemotiveerde handen van mijn man die kickt op detailinformatie.

Kortom: de parameter energie ontbreekt.

De veelgeprezen Eisenhower matrix herleidt ons tot dolgedraaide uitgeputte hamstertjes.

4.

Het suggereert volledige controle

Het model suggereert dat het mogelijk is om alle taken op het einde van de dag af te vinken. Dat kon misschien nog in de jaren ’90, de hoogtijdagen van Covey. De complexe realiteit van vandaag is anders: voor een kenniswerker is het werk nooit ‘af’. Er wachten steeds extra taken, extra mails, extra chats, extra Whatsapp berichten, extra meetings, extra berichten op het Intranet …

Kortom: de Matrix zadelt ons op met een schuldgevoel. En daar schieten we niets mee op.

Het eerlijke 3-stappenplan als oplossing

In onze overprikkelde en complexe tijden pleit ik voor een nieuw model. Of beter: een nieuw 3-stappenplan.

• Eén dat brein-vriendelijker is.

• Eén dat eerlijker is.

• En ons dus niet opzadelt met een schuldgevoel.

Resultaat: meer grip op tijd, meer focus, meer impact.

Stap 1

Je start je dag niet met het openen van je computer. Je neemt een blad papier.

Stap 2

Je noteert 1 tot maximaal 3 taken. Taken die je die dag wil afwerken.

Je beginzin is telkens als volgt:

‘Ik kan vandaag beschouwen als beëindigd wanneer ik de volgende dingen gedaan heb.’

Die 3 taken zijn van een andere orde.

Taak 1 = je zit in een proactieve modus, je zoomt uit, je staat stil bij de lange termijn.

Bijvoorbeeld: ik analyseer het takenpakket van het team om te komen tot een betere werkverdeling 

Taak 2 = hier zit je in reactieve modus.

Bijvoorbeeld: ik maak een briefing voor Sofia die de website maakt.

Taak 3 = stuff

Bijvoorbeeld: 3 interessante leads in de agenda zetten om ze zeker op te volgen.

Stap 3

Op het einde van de dag overloop je de taken. En je kleurt de taken in 3 kleuren:

1.      Groen – Yes! I did it!

2.      Oranje – ik ben al een heel eind op weg geraakt, maar we zijn er nog niet

3.      Rood – niet gelukt om dit te doen

En zo elke dag opnieuw.

Als een nieuw ritueel.

Waarmee je de werkdag begint en eindigt.

Jij als kapitein aan het roer van het schip

Het resultaat van dit ritueel?

1. De niet-belangrijke taken smelten als sneeuw voor de zon.

2. Je hebt meer grip op tijd, meer focus, meer impact.

3. Je hebt meer energie.

Bovendien geraak je af van dat eeuwige schuldgevoel. Je beseft: er zijn geen makkelijke oplossingen, wel trade-offs. Elke dag maak jij een bewuste keuze. En zeg je dus ook ‘neen’ tegen bepaalde taken die wel degelijk belangrijk en dringend zijn.

Er zijn geen makkelijke oplossingen. Enkel trade-offs.

En wat zeggen mijn coachees?

Being in control of my agenda and tasks brings me joy and fulfillment.

The practical exercises you gave helped me focussing. And I end up my days with a feeling of satisfaction. Thank you Isabel!

Not starting the day with emails helped me to focus.

Thinking in terms of the 3 categories helped me to make sure I had at least 1 task on High Impact.

I ended up being less on my mailbox and in Microsoft Teams.

Writing the 3 activities down really helped me to focus. It also gave me a great feeling in the evening - when the target was reached. Great!

Being in control of my agenda and tasks brings me joy and fulfillment.

Aan de slag!

Wil je graag individuele coaching om meer grip te krijgen op tijd en meer rust in je hoofd?

Wil je graag dat ik je team begeleid?

Contacteer me dan isabel.declercq@connectsharelead.com