Een groeitraject voor leidinggevenden
In 5 stappen naar minder meetings en meer impact
“Wil je met mij samenwerken?” schrijft ze op LinkedIn. Katrien Talpe, werkzaam bij Engie, begeesterd door focus. Ze ziet hoe leidinggevenden zuchten onder eindeloze meetings en constante communicatiestromen. Hoe teams achter de feiten aanhollen.
Katrien vindt dat het tijd is voor actie.
We bellen elkaar een eerste keer wanneer ze in de auto zit. Ik zeg ‘zijt ge zot Katrien, focus eerst op de weg, we bellen later’. Ik hoor haar glimlach aan de andere kant van de lijn. ‘So you practice what you preach’ antwoordt ze.
En enkele weken later is het zover. Dan gaan we samen aan de slag. Katrien, ik, een fijne Engie collega Christophe (Horman) en een groep van 12 leidinggevenden. Mensen die hun schouders willen zetten onder een betere wereld van werk. Eén met minder meetings. Met meer focustijd. En meer waardecreatie.
In deze blog deel ik de kern van dat traject. Ontdek hoe teams en leidinggevenden in 5 stappen komen tot minder meetings, meer werkplezier en meer impact.
Samenvatting: Focus in 5 Stappen
Waarom focus? Ontdek hoe focus je bevrijdt van oppervlakkigheid en leidt naar tevredenheid en waardecreatie. Aan de slag! Drie praktische oefeningen: kies één idee, plan je prioriteiten, en communiceer je focustijd effectief. De kracht van asynchrone communicatie. Leer hoe asynchrone communicatie het aantal meetings vermindert. Nieuwe teamafspraken. Stel samen nieuwe werkafspraken op, zoals wekelijkse focustijd en asynchrone voorbereiding van vergaderingen. Reflectie en verankering Deel successen, verbeterpunten, en veranker nieuwe gewoontes in je dagelijkse werk.
|
Het Fundament Voor Succes
De basis voor een succesvol traject wordt gelegd vóór de eerste sessie. Zoals Priya Parker stelt: “90% of what makes a gathering successful is put in place beforehand.” Bij ons traject zijn er drie succesfactoren:
Strenge selectie van deelnemers
Alleen mensen die écht willen veranderen en de status quo durven uitdagen, worden geselecteerd.
Heldere verwachtingen over praktische implementatie
Het traject bestaat uit drie workshops van 1,5 uur, verspreid over drie maanden. Tussen de sessies door voeren deelnemers concrete oefeningen uit, individueel en met hun team.
Ruimte voor maatwerk
Elk team bepaalt zelf hoe ze focustijd organiseren en werkafspraken maken. Dit vergroot eigenaarschap en betrokkenheid.
Stap 1: Start With Why
Wat is het uiteindelijke doel van focus? Daarmee trap ik de eerste sessie af. Dit fundament moet gelegd worden alvorens over te stappen naar concrete tips over focus en neurowetenschappelijke inzichten over het brein.
Samen ontdekken we dat focus een tegengif is tegen oppervlakkig werk, dat ons gehaast en opgejaagd maakt. Focus brengt ons dichter bij de tevreden, voldane versie van onszelf.
Het is zoals auteur Johann Hari stelt in zijn boek Stolen Focus: "Fragmentation shrinks us. Flow expands us."
Om het concreet te maken introduceer ik het concept 'waardecreatie' aan de hand van drie categorieën van werk:
Categorie 1: Proactief werk
Uitzoomen, vooruitdenken, de lange termijn voor ogen houden
Categorie 2: Reactief werk
Reageren op de stimuli die naar ons toekomen
Categorie 3: Stuff
Kleine taakjes
Velen van ons zitten vast in categorie 2 en 3. Echte impact én voldoening zit in categorie 1.
Na deze sessie beseffen deelnemers hoe belangrijk het is bewuste keuzes te maken, om proactiever te zijn en tijd te reserveren voor werk dat écht waarde toevoegt. Niet altijd makkelijk in tijden van digitale overprikkeling.
Stap 2: aan de slag!
Tussen sessie 1 en 2 liggen er 3 weken en maken de deelnemers drie oefeningen om focusprincipes in de praktijk te brengen:
The One Thing
Wat onthoud jij uit sessie 1? Ik verplicht de deelnemers één idee te kiezen.
The Driver's Seat Exercise
Elke ochtend kiezen deelnemers drie taken, verdeeld over de drie categorieën. Aan het eind van de dag evalueren ze hun succes met groen, oranje of rood. Gedurende één week maken ze hiervan een screenshot en sturen me die door via Whatsapp. Dit helpt hen om bewuster te plannen en prioriteiten te stellen.
Focustijd inplannen
Geïnspireerd door een interview met Axel Smits van PwC leren deelnemers specifieke blokken focustijd in te plannen en hierover proactief te communiceren naar collega’s. Zonder communicatie over het waarom wordt focustijd vaak gezien als egoïsme. Verandering veronderstelt dat alle stakeholders worden meegenomen.
Stap 3: asynchrone communicatie - de meeting killer
Het nieuwe thema van de sessie: asynchrone communicatie. Een tragere manier van communiceren waarbij de ontvanger niet meteen reageert op de zender. 'Een verademing!' zo zegt meteen een deelnemer. En wanneer ik 2 voorbeelden geef, toegepast door leidinggevenden bij Proximus en het Australische bedrijf Atlassian, zegt een andere deelnemer spontaan 'ja ja ja - dat ga ik meteen toepassen'.
Wil je meer weten over de manier waarop asynchrone communicatie focustijd verhoogt en het aantal meetings vermindert? En hoe leidinggevenden hiermee aan de slag gaan? Download dan hier een hoofdstuk uit mijn laatste boek Goed Werk - Een Gids.
De deelnemers zetten het geleerde meteen om in de praktijk. Ze leren hoe ze hun kennis en inzichten over focustijd en waardecreatie asynchroon kunnen doorgeven aan hun team. Ik moedig hen ook aan om hierbij tools in te zetten zoals ChatGPT. Eén van de deelnemers deelt ook enthousiast info over een video-tool die hij vaak inzet.
Stap 4: aan de slag met het team
Tussen sessie 2 en 3 liggen alweer 3 weken en delen de deelnemers op een asynchrone manier hun kennis over focustijd en waardecreatie. Ze organiseren ook een teammeeting om nieuwe afspraken te maken. Voor het maken van die afspraken krijgen ze een sjabloon.
Deze afspraken zijn een mengeling van algemene principes en concrete maatregelen.
Voorbeeld van een principe
We creëren waarde op verschillende manieren (de 3 categorieën). Maar we creëren vooral waarde door een proactieve houding en door focustijd.
Voorbeeld van een concrete maatregel
We gaan voor 4 uur focustijd per week. We zetten in onze agenda op welke taak we dan werken. Onze teammeetings worden altijd asynchroon voorbereid. We gebruiken daarbij OneNote. De agenda wordt gemaakt in de vorm van vragen - niet van bullet points. Wie een vraag lanceert, lanceert ook al het mogelijke antwoord.
Stap 5: Reflectie en Verankering
In de derde sessie delen deelnemers de afspraken die ze met hun team hebben gemaakt. We bespreken wat werkt, wat beter kan, en hoe ze de nieuwe gewoontes verankeren.
De kracht van the Focus Formula?
Ik zie al zeker 3 elementen die deze formule doen fonkelen:
Fonkel-element 1
Inzichten in de werking van het brein zijn onvoldoende om focus te garanderen. The Focus Formula gaat verder en dieper. Focus veronderstelt andere communicatiestromen en nieuwe teamafspraken.
Fonkel-element 2
The Focus Formula start vanuit het cruciale inzicht dat het niet mogelijk is om alle to do's af te vinken. Van daaruit putten deelnemer kracht om elke dag bewuste keuzes te maken.
Fonkel-element 3
De deelnemers worden slechts 3 x 1,5 uur uit hun werkrealiteit gehaald. En ze gaan meteen praktisch aan de slag. Eerst individueel. En dan met het team.
Ga Ook Jij Aan De Slag Met The Focus Formula?
Wil jij de leidinggevenden en teams in je organisatie helpen om meer focustijd te creëren? Wil jij het welbevinden van je medewerkers verbeteren en de productiviteit verhogen?
